发票就是由商家开发给客户, 而客户就根据发票的内容付款给商户.
很多小商家仍旧使用手写发票, 在发票逐一填上产品和价钱资料, 完成后再转发给客户. 另一个方案就是采用Excel的范本. 每次开发票时, 就开启范本, 在预先留空的位置填上产品和客户资料并列印给客户. 手写发票和使用Excel的范本都是较简单和便宜的方法, 但是郄有不少的缺点, 为公司运作带来不方便. 由于文件单一储存, 资料并不是储存在单一系统内, 要找寻旧发票会更花时间, 亦没有任何搜寻工具可协助, 更不可以自动制作统计报告等, 这会为公司的管理带来不便.
使用发票开单软件的优点
1. 提升发票资料的准确性
使用手写发票往往很容易忘掉填写某部份资料. 发票软件内置不少的功能, 例如:自动设定发票日期, 自动设定排版等. 它更可对于一些重要栏目或填写错误作出提示. 有着这些功, 你便可集中于发票的内容, 确保资料正确, 这可大大提升发票的准确性.
2. 提升公司效率
在发票软件内, 你可以将产品和客户资料预先输入储存, 方便之后使用. 当需要制作发票时, 你只需简单按下按钮, 便可将预先储存的产品和客户资料载入至发票单据内, 你不用每次打入资料.
软件亦可让你制作不同的文件, 例如: 报价单, 收据, 送货单, 采购单等. 这是十分重要的, 因为它可以让你公司内的程序整合在单一软件内, 亦可大副减少文书工作.
3. 展示专业形象
你可以利用软件, 将发票制作成PDF档案. 若你需要列印或以电邮发送发票, 制成PDF档案是十分重要的. 一张美观而排版整齐的发票可以向客户清楚展示产品和价格资讯. 专业的发票可提升客户的信心, 亦增加客户再次购买的机会.
4. 让会计报税过程更轻松
若你使用手写发票或以 Excel 范本制作发票, 你便需以人手处理会计事宜. 这不单费时, 你或会把跟客户的交易资料记录忘掉. 利用电脑软件, 所有的资料都会被记录下来, 这些资料亦可以随时找到, 十分方便. 软件亦可制作不同类型的报告, 协助你制作相关的会计文件, 有效被免出错.
EasyBilling 易票据软件 助你制作报价单, 发票, 收据, 估价发票, 采购单, 送货单等等. 到访 EasyBilling 易票据网页 获取详细资料.
