發票就是由商家開發給客戶, 而客戶就根據發票的內容付款給商戶.
很多小商家仍舊使用手寫發票, 在發票逐一填上產品和價錢資料, 完成後再轉發給客戶. 另一個方案就是採用Excel的範本. 每次開發票時, 就開啟範本, 在預先留空的位置填上產品和客戶資料並列印給客戶. 手寫發票和使用Excel的範本都是較簡單和便宜的方法, 但是郤有不少的缺點, 為公司運作帶來不方便. 由於文件單一儲存, 資料並不是儲存在單一系統內, 要找尋舊發票會更花時間, 亦沒有任何搜尋工具可協助, 更不可以自動製作統計報告等, 這會為公司的管理帶來不便.
使用發票開單軟件的優點
1. 提昇發票資料的準確性
使用手寫發票往往很容易忘掉填寫某部份資料. 發票軟件內置不少的功能, 例如:自動設定發票日期, 自動設定排版等. 它更可對於一些重要欄目或填寫錯誤作出提示. 有著這些功, 你便可集中於發票的內容, 確保資料正確, 這可大大提昇發票的準確性.
2. 提昇公司效率
在發票軟件內, 你可以將產品和客戶資料預先輸入儲存, 方便之後使用. 當需要製作發票時, 你只需簡單按下按鈕, 便可將預先儲存的產品和客戶資料載入至發票單據內, 你不用每次打入資料.
軟件亦可讓你製作不同的文件, 例如: 報價單, 收據, 送貨單, 採購單等. 這是十分重要的, 因為它可以讓你公司內的程序整合在單一軟件內, 亦可大副減少文書工作.
3. 展示專業形象
你可以利用軟件, 將發票製作成PDF檔案. 若你需要列印或以電郵發送發票, 製成PDF檔案是十分重要的. 一張美觀而排版整齊的發票可以向客戶清楚展示產品和價格資訊. 專業的發票可提昇客戶的信心, 亦增加客戶再次購買的機會.
4. 讓會計報稅過程更輕鬆
若你使用手寫發票或以 Excel 範本製作發票, 你便需以人手處理會計事宜. 這不單費時, 你或會把跟客戶的交易資料記錄忘掉. 利用電腦軟件, 所有的資料都會被記錄下來, 這些資料亦可以隨時找到, 十分方便. 軟件亦可製作不同類型的報告, 協助你製作相關的會計文件, 有效被免出錯.
EasyBilling 易票據軟件 助你製作報價單, 發票, 收據, 估價發票, 採購單, 送貨單等等. 到訪 EasyBilling 易票據網頁 獲取詳細資料.
